Правила роботи з архівними документами
- Робота з архівними документами в межах Кіноархіву Довженко-Центру передбачає наступні умови:
- Дотримуватися встановленого порядку користування документами та графіку роботи Кіноархіву.
- Здійснювати роботу з архівними документами виключно за робочим місцем в межах Кіноархіву, а також поза його межами за умови підписання відповідних документів.
- Дотримуватися тиші та чистоти під час роботи з документами на робочому місці.
- Курити, приймати їжу та напої у спеціально відведених місцях поза межами робочого місця.
- Вчасно інформувати працівників(ць) Кіноархіву в разі зміни анкетних даних під час роботи з архівними документами.
- Своєчасно виконувати прохання працівників(ць) Кіноархіву, що стосуються роботи з документами.
- Запобігати пошкодженню документів та дотримуватися дбайливої роботи з ними. В разі виявлення пошкодження документів потрібно одразу поінформувати про це працівника(цю) архіву.
- Не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах, не розкривати справи більше ніж на 180° та не загортати аркуші справ, якщо палітурка не дає змоги зробити це.
- Не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (та їх копій) без попередження працівників(ць) архіву.
- Якщо справи та документи необхідні для роботи перебувають в незадовільному стані, то користувач(ці) буде запропонований варіант роботи з електронною копією архівного документу.
- Користувач(ка) архівними документами має право використовувати з дозволу працівників(ць) Кіноархіву технічні засоби, що полегшують його(її) роботу (комп’ютер, диктофон, фотоапарат) за умови, що вони не завдають шкоди документам та не заважають робочому процесу. Під час роботи з архівними документами користувач(ка) може використовувати стаціонарний комп’ютер архіву.
- Користувач(ка) архівними документами може здійснювати запит на сканування архівних документів за умови некомерційного використання матеріалів в освітніх або науково-дослідницьких цілях. Використання архівних документів в науково-дослідницьких цілях має супроводжуватися обов’язковим посиланням на місце походження та зберігання документу.
- Самостійне сканування чи відтворення архівних документів з комерційною метою заборонене. В разі наявності такого запиту – звертайтеся, будь ласка, до працівника(ці) архіву для узгодження подальших дій.
- Робота з архівними документами поза межами Довженко-Центру передбачає наступні умови:
- Дистанційний формат роботи з архівними документами можливий за умови підписання Акту про видавання документів у тимчасове користування та погодження документу генеральним директором. Строк видачі документів визначається індивідуально.
- Користувач(ка) зобов’язується забезпечувати збереженість та вчасне повернення документів до Кіноархіву в початковому стані. В разі пошкодження документів або затримки їхнього повернення – необхідно якнайшвидше поінформувати про це працівників(ць) архіву.
- Інформувати працівників(ць) архіву про наміри використання архівних документів з комерційною метою. Самостійне використання документів з комерційною метою заборонене, тому в разі необхідності – звертайтеся до працівників(ць) архіву.